Referencia: Asistente para la Oficina del Real Instituto Elcano en Bruselas

Con sedes en Madrid y Bruselas, el Real Instituto Elcano es una fundación privada sin ánimo de lucro, cuya misión es contribuir a la elaboración de respuestas innovadoras, sólidas, inclusivas e informadas sobre los retos globales y su gobernanza, y sobre el papel de España en el mundo, con especial atención a la pertenencia de España al proyecto europeo. El Real Instituto Elcano es un think tank especializado en estudios internacionales y estratégicos realizados desde una perspectiva española, europea y global.

Descripción del puesto

Buscamos incorporar un/a asistente que, bajo la supervisión de la Gestora de la oficina del Instituto en Bruselas, tendrá como funciones esenciales organizar el funcionamiento diario de la oficina, prestar soporte administrativo y ayudar a coordinar las diferentes actividades llevadas a cabo en la misma.

Tareas principales

Archivo, organización y control de información y documentación (gestión documental).
Colaboración con todas las personas que forman parte del equipo del Instituto en Madrid, para garantizar la coherencia de los procesos y flujos de trabajo establecidos, especialmente en lo relativo a temas logísticos y organizativos concretos de los eventos desarrollados en la oficina de Bruselas.
Organización y convocatoria de las reuniones de coordinación con el equipo de Bruselas. Redacción de actas resumen de dichas reuniones y envío al equipo del Instituto en Madrid.
Recopilación de información necesaria para la realización de los eventos.
Actualización de las bases de datos de la Oficina de Bruselas. Seguimiento del ecosistema español en Bruselas.
Diseño y elaboración de invitaciones, programas y dossiers.
Contacto con coorganizadores y/o proveedores externos.
Búsqueda de salas y servicios.
Elaboración de presupuestos.
Diseño de invitaciones a eventos, en coordinación con el equipo de actividades del Instituto en Madrid.
Envío de invitaciones y recepción/seguimiento de confirmaciones de asistencia.
Respuestas personalizadas, control de aforos y envío de recordatorios.
Diseño y elaboración de materiales para los actos (cartelería sobremesa, carteles proyección).
Revisión y normalización de los formatos de presentación a utilizar en los eventos.
Asistencia presencial/telemática, según corresponda, a las actividades organizadas.
Gestión de pagos y reembolsos relacionados con las actividades programadas.
Envío de agradecimientos a ponentes.
Envío de agradecimientos por asistencia al público.
Emisión de certificados de asistencia (solo en seminarios de larga duración).

Requisitos y habilidades mínimas

Formación académica acorde al puesto.
Experiencia en puestos similares.
Dominio profesional del inglés.
Manejo avanzado y profesional de las principales herramientas de oficina: Office (Word, Excel, Power Point y Outlook), Teams y Zoom.
Manejo avanzado de herramientas de email marketing.
Alta capacidad de planificación, gestión y organización.
Buena comunicación oral y escrita.
Predisposición para trabajar en equipo en un entorno multidisciplinar e internacional.
Atención al detalle y alto grado de autoexigencia.
Flexibilidad, autonomía y proactividad.
Capacidad para llevar a cabo varias tareas de diferente naturaleza a la vez.
Disponibilidad y respuesta rápida en casos necesarios.
Residencia en Bruselas o disposición a trasladarse.

Requisitos valorables

Conocer el funcionamiento y organigrama de las instituciones europeas y estar al día de la actualidad europea.
Conocimiento de Microsoft Dynamics 365 y ClickDimensions.
Conocimiento de otras herramientas digitales.
Experiencia profesional en el extranjero y/o en el ámbito de los think tanks y las fundaciones.
Interés demostrable en relaciones internacionales.

Condiciones

Fecha límite de recepción de candidaturas: 7 de julio de 2025, 17.00h CET.
Enviar una carta explicativa del interés del solicitante y su idoneidad para el puesto, así como un Currículum Vitae abreviado, donde conste su formación académica y experiencia profesional, a: seleccion[arroba]rielcano.org, señalando en el asunto: “Asistente Oficina Bruselas”.
Fecha de incorporación: 1 de septiembre de 2025.
Salario: a determinar, según currículum y experiencia.
Lugar de trabajo: 14-16 Rue du Trône, Troonstraat, B-1000 Bruselas, Bélgica. Flexibilidad para teletrabajar.
De acuerdo con nuestros fines fundacionales, estamos firmemente comprometidos con la igualdad de género.

Fecha de publicación de la oferta: lunes, 30 de junio de 2025

Fecha final para recibir candidaturas: lunes, 7 de julio de 2025, 17.00h CET

Enviar carta de motivación y CV actualizado a: seleccion@rielcano.org

Respetamos su privacidad

De acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos 679/2016 y con la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, le informamos de los siguientes extremos relativos a las circunstancias del tratamiento de su información personal:

¿Quién es el responsable del tratamiento? Fundación Real Instituto Elcano de Estudios Internacionales y Estratégicos, con domicilio en la calle Príncipe de Vergara 51, 28006 (Madrid), y dirección de correo electrónico: dpd@rielcano.org.
¿Con qué finalidad tratará los datos? Gestionar su candidatura para inscribirle en el presente proceso de selección.
¿Cuál es su legitimación para el tratamiento? Su consentimiento expreso.
¿Durante qué plazo se conservarán los datos personales? Durante un periodo de dos (2) años desde el momento en que finalice el presente proceso de selección.
¿Qué derechos tiene sobre sus datos personales? Podrá retirar su consentimiento y/o ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad remitiendo una comunicación por escrito enviada a dpd@rielcano.org. En caso de que considere que sus derechos no han sido correctamente atendidos, podrá reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos.